オフィス移転の流れややることを解説！ 不用品の処分方法は？
「オフィスを移転することになったが、どのように計画を立てたらいいか分からない」と悩んでいる人はいませんか？ オフィスを移転する際はやるべき事がたくさんあります。事前に計画をしっかり立てないと、直前になって慌ててしまいがちです。
そこで今回は、オフィス移転の流れについて解説しましょう。
この記事を読めば、移転の際に出た不用品を処分する方法も分かります。オフィス移転の計画がある人は、ぜひこの記事の内容を参考にして準備を進めてみてください。
1．オフィス移転の前にやるべきこと
はじめに、オフィス移転の前に何をしておく必要があるのかを詳しく解説していきます。
1-1．オフィスの移転準備は6か月前からスタートする
オフィスの移転準備は、6か月前からスタートするのが一般的です。ずいぶん早いように思われますが、旧オフィスの解約、新オフィスの契約、旧オフィスの原状復帰工事や新オフィスの内装工事の契約や計画なども必要なので、契約や決定に時間がかかるものから進めていってください。また、オフィスの原状復帰は契約期間内に終わらせなければなりません。気をつけましょう。
1-2．破棄するものや返却するものを明確にする
オフィス家具や什器などは、購入したりレンタルしたりしているものも多いでしょう。すべてを新オフィスに持って行けない場合、何を破棄し、何を返却するのかはっきりさせておきましょう。また、レンタルし続ける場合も、業者に了承を得ることが大切です。すべてを破棄し、新しいものと入れ替える場合は、処分方法も考えておきましょう。
1-3．新しく購入するものやレンタルするものを決める
新しいオフィスが決まったら、使用するオフィス用品や什器を購入したりレンタル契約を結んだりしましょう。机や棚などの配置も考える必要があります。自分たちで考えてもいいですが、インテリアデザイナーなどに依頼してもいいでしょう。
1-4．引っ越し業者を決め、従業員に通達を出す
新オフィスを決め、契約や新しいオフィス用品の購入やレンタル契約が完了したら引っ越し業者を決めます。同時に従業員に引っ越しについて説明しましょう。会社の備品の荷造りは業者に任せられますが、故人の荷物の荷造りなどは従業員が行う必要があります。また、オフィスの移転案内なども作らなくてはなりません。社員ごとに分担を決め、引っ越し準備を進めていきましょう。
2．オフィス移転の流れ
では、オフィス移転はどうすればスムーズに行くのでしょうか？ この項では、その流れを紹介します。
2-1．オフィス移転6か月～1か月前
オフィス移転6か月前から1か月前までは、以下のようなことを行います。
- 旧オフィスの解約時期を決め、原状回復をどこまで行うか管理業者などと話し合いをする
- 新しいオフィスの契約時期や、改装工事の業者との契約、工事を始める時期などを決める
- 廃棄、返却するオフィス用品や什器を決める
- 新しいオフィス用品や什器を購入、レンタルする
2-2．オフィス移転1か月前
- 新しいオフィス用品や什器を新オフィスに運び入れる
- 社員への通達、引っ越し計画を立てる
- オフィス移転の通知をいつ、どこへ出すか決める
- 自治体などへ必要な届け出を出す
- 新しいオフィスへの引っ越し
- 古いオフィスの原状回復工事を開始する
- 廃棄するオフィス用品の処分方法を決める
3．旧オフィスを原状回復してから明け渡す
原状回復が終わり、管理業者との確認も済んだら旧オフィスを明け渡しましょう。これと平行して移転通知や自治体への転居届なども出しておきます。新しいオフィスへ移転して1か月以内にオフィス移転に関わるすべての業務を終わらせるようにするといいですね。
4．オフィス移転の際に出た不用品の処分方法
では、オフィス移転の際に出た不用品はどのように処分したらいいでしょうか？ この項ではその一例を紹介します。
4-1．まとめて廃棄する
オフィスから出た不用品は自治体にゴミとして回収してもらうことはできません。契約している産業廃棄物業者に依頼し、引き取ってもらいましょう。
4-2．不用品回収業者に依頼する
オフィス用品によっては不用品回収業者に回収を依頼することもできます。業者のwebサイトを確認し、回収しているものがあったら依頼してもいいでしょう。産業廃棄物業者に依頼するより短時間で回収してもらえます。まずは見積もりを作成してもらいましょう。
4-3．売却する
オフィス家具の中には売却できるものもあります。不用品回収業者の中には、買取をしていることもあるので依頼してみてもいいでしょう。机や椅子、棚などは多少古くてもキレイな状態であれば、買取してもらえる可能性が高くなります。なお、売却するときはまとめて行いましょう。
5．オフィス移転に関するよくある質問
この項では、オフィス移転に関する質問を紹介します。
Q．オフィスの改装などが必要ない場合は、もっと間近になってから引っ越し準備をしてもいいですか？
A．いいえ。やることはたくさんあるので、できるだけ早めに準備を始めましょう。
Q．オフィスの原状回復はどこまですればいいですか？
A．オフィスの使い方によって異なりますが、壁紙の張り替えくらいならば管理業者の方でやることもあります。よく確認してください。
Q．一般的な引っ越し業者はオフィスの引っ越しも行ってくれるでしょうか？
A．はい。やってくれる引っ越し業者はたくさんあります。
Q．どんなオフィス家具でも売却できるでしょうか？
A．スチールの机など昭和から平成初期に一般的だった古い形のオフィス家具は需要がないので売却できないこともあります。
Q．オフィス用品は1個ずつでは売却できないでしょうか？
A．そうともかぎりませんが、まとめて売却したほうが喜ばれます。
まとめ
今回は、オフィス移転の流れや不用品の処分方法を紹介しました。オフィス移転はやることがたくさんあり、引っ越し準備にかけられる時間は少ないものです。ですから、やるべきことをピックアップしておき、できることからやっていきましょう。オフィス移転の日が決まったらすぐにできることから始めるのがおすすめです。
